Arbeiten mit der Fremdfertigung in der Sage Office Line

In diesem ratGEBER möchten wir Ihnen zeigen, wie leicht Sie in der Office Line mit der Fremdfertigung in Ihrer Produktion arbeiten können. Sie erfahren z. B. alles über die Verwendung der Fremdfertigung in einem Fertigungsauftrag, über die Erstellung einer Fremd­fertigungsbestellung sowie die Funktion der Umbuchung auf das Lieferantenlager.

Einstellungen für die Nutzung der Fremdfertigung in der Sage Office Line

Die nachfolgenden Einstellungen im Artikelstamm sowie die Verwendung in einem Fertigungsauftrag gelten für beide Varianten der Fremdfertigung.

Artikelstamm

Zusätzlich zu den Grundlageneinstellungen müssen Sie noch einen entsprechenden Artikel für Ihre Fremddienstleistung anlegen. Diesen Artikel legen Sie wie gewohnt in den Artikelstammdaten der Sage Office Line an.

Das entscheidende Kennzeichen, ob es sich bei dem ausgewählten Artikel um einen Fremdleistungsartikel handelt, setzen Sie in dem Register „Kennzeichen“.

In dem Feld „Fremdleistung“ muss hier die Einstellung „ja“ getroffen werden. Sobald an dieser Stelle „ja“ ausgewählt wurde, können Sie den Artikel als Fremdleistungsartikel in Ressourcenlisten und Fertigungsaufträgen verwenden.

Da es sich bei Fremdleistungsartikel um Dienstleistung handelt, kann dieser Artikel nicht mit Lagerführung angelegt werden. Im Artikelstamm der Office Line muss somit in dem Register »Lagerhaltung« in dem Feld „Lagerführung“ die Einstellung „nein“ getroffen werden.

Auch bei Ihren Fremdfertigungsartikeln können Sie die Möglichkeit nutzen, individuelle Preise zu hinterlegen. Diese Preise würden Ihnen dann bei der Erstellung von Ressourcenlisten und Fertigungsaufträgen vorgeschlagen, können aber bei Bedarf händisch von Ihnen geändert werden. So können Sie z. B. bei einer Fremdleistung die jeweiligen Preise von verschiedenen Lieferanten hinterlegen und auch von der Funktion des Staffelpreises profitieren.

Verwendung der Fremdfertigung in einem Fertigungsauftrag

Unter einem Fremdfertigungsauftrag in der Office Line versteht man, dass eine komplette Baugruppe eines Fertigungsauftrages außer Haus gefertigt wird. Der entsprechende Fremdfertigungsauftrag muss genau eine Fremdfertigungsposition beinhalten, kann aber dennoch über beliebig viele Materialpositionen verfügen.

Durch das Einfügen einer Fremdfertigungsposition (kurz: FF-Position) steuern Sie folgende Kriterien:

Achten Sie bitte darauf, dass wenn Sie in einer FF-Position keinen Fremdfertiger hinterlegt haben, kann zwar ein Fremdfertigungsvorschlag aus dem Fremdfertigungsauftrag erzeugt werden, aber es ist an dieser Stelle nicht möglich daraus eine Bestellung zu erzeugen.

Bei den Fremdfertigungsaufträgen stehen Ihnen drei verschiedene Typen der Materialteilearten zur Verfügung:

BT: Hier handelt es sich um ein Beistellteil. Unter einem Beistellteil versteht man Material, dass dem Fremdfertiger beigestellt wird.

ETL: Bei diesem Typ handelt es sich um ein Einkaufsteil auf das Lieferantenlager. Hier erfolgt die Disposition wie bei einem normalen Einkaufsteil, mit der Besonderheit, dass nur der Lagerbestand und der Bedarf für das entsprechende Fremdfertigungslager disponiert wird.

IT: Dieser Typ bedeutet, dass es sich um ein Infoteil handelt. Material mit diesem Typen haben keinerlei Auswirkungen auf die Disposition und erzeugen keine Buchung.

Grundlagen

Für die Nutzung der „großen“ Fremdfertigung müssen Sie zusätzlich Grundlageneinstellungen vornehmen. Diese Einstellungen finden Sie in Ihrer Warenwirtschaft unter <Produktion> <Adminis­tration Produktion> <Grundlagen>.

In dem Feld „Standard Fremdleistungsartikel“ legen Sie fest, welcher Artikel als standardmäßiger Fremdleistungsartikel verwendet werden soll. An dieser Stelle können Sie ausschließlich die Artikel auswählen, die als Fremdleistungsartikel gekennzeichnet wurden.

Fertigungspapiere „kleine“ Fremdfertigung

Bei der Nutzung der „kleinen“ Fremdfertigung können Sie beim Druck Ihrer Fertigungspapiere einen Fremdfertigungsauftrag ausdrucken und Ihrem Lieferanten als Beleg mitgeben. Mit diesem Beleg wird keine Bestellung automatisch im System erzeugt. Möchten Sie dennoch für Ihren Fremdfertiger eine Bestellung, so müssen Sie diese manuell im Bereich „Einkaufsbelege bearbeiten“ schreiben.

Mit den nun nachfolgenden Schritten möchten wir Ihnen die Bearbeitung der „großen“ Fremdfertigung erläutern.

Erstellen einer Bestellung für die Fremdfertigung

Sobald in einem Fertigungsauftrag eine Fremddienstleistung mit inbegriffen ist, können Sie für die Fremdfertigung eine Bestellung erzeugen. Das Erzeugen der Fremdfertigungsbestellung erfolgt entweder in Ihrer Office Line unter <Produktion <Fremdfertigung> < Fremdfertigungsbestellvorschläge erstellen> oder eben auch direkt aus Ihrem Fertigungsauftrag. Wenn Sie die Bestellvorschläge aus Ihrem Fertigungsauftrag aufrufen, werden nur die Fremdfertigungsartikel aus dem aktuell geöffneten Fertigungsauftrag berücksichtigt. Wenn Sie die Maske über das Regiezentrum aufrufen, haben Sie die Möglichkeit, die Bestellvorschläge nur für bestimmte Artikel, Artikelgruppen oder auch Projekte zu erstellen.

Nachdem Sie die gewünschten Einschränkungen getroffen haben, öffnet sich Ihnen eine neue Maske, in der die Fremdfertigungspositionen aufgeführt werden.

In dieser Maske stehen Ihnen nun verschiedene Bearbeitungsschritte zur Verfügung:

1) Vorhandenen Vorschlag bearbeiten

Möchten Sie Werte eines Bestellvorschlages bearbeiten, wählen Sie durch einen Rechtsklick den Menüpunkt „Bestellvorschlag ändern“ aus oder führen Sie auch einfach einen Doppelklick auf den gewünschten Vorschlag aus.

Wenn Sie nun den Doppelklick ausgeführt oder den Menüpunkt ausgewählt haben, befindet sich der Bestellvorschlag in dem unteren Bearbeitungsbereich und kann nun nach Bedarf von Ihnen manuell verändert werden. Sie können an dieser Stelle die Bestellmenge, den Liefertermin oder auch den zuständigen Fremdfertiger bearbeiten. 

Nachdem Sie alle Änderungen wie gewünscht vorgenommen haben, können Sie diese mit der Schaltfläche [OK] bestätigen. Sollen die vorgenommenen Änderungen wieder verworfen werden, wählen Sie einfach die Schaltfläche [Abbrechen] aus.

2) Vorhandenen Vorschlag löschen

Möchten Sie einen erzeugten Fremdfertigungsbestellvorschlag wieder löschen, können Sie an dieser Stelle durch einen Rechtsklick den Menüpunkt „Bestellvorschlag löschen“ auswählen. Daraufhin verschwindet die Position aus Ihren Bestellvorschlägen. 

Bei einem erneuten Aufruf der Fremdfertigungsvorschläge wird der Bestellvorschlag wieder angezeigt.

Auch der Button [Optionen] bietet die Möglichkeit, Datensätze aus der Ansicht zu entfernen. Hier kann über den Punkt „Löschen“ gewählt werden, welche Positionen genau gelöscht werden soll. Sollen gleich alle vorhandenen Positionen gelöscht werden, wählen Sie die Option „Alle“ aus. Wenn Sie nur die Positionen entfernen möchten, bei denen Sie zuvor ein Häkchen gesetzt haben, wählen Sie die Option „Markierte“.

3) Vorhandenen Vorschlag in eine Bestellung übernehmen

Wenn Sie nun alle Vorschläge geprüft haben und diese nun in eine Fremdfertigungsbestellung übernommen möchten, können Sie über einen Rechtsklick den Menüpunkt „Bestellung erstellen“ auswählen.

Wenn Sie die Bestellung gleich für mehrere Vorschläge erzeugen möchten, können Sie über die [Optionen]-Schaltfläche über den Menüpunkt „Bestellen“ auswählen, für welche Positionen eine Bestellung erzeugt werden soll.

Werden nun von der Office Line Bestellungen erzeugt, erhalten Sie ein Protokoll über die erstellten Bestellungen.

Nachdem Sie das Protokoll wieder geschlossen haben, können Sie mit dem Druck der erzeugten Bestellungen beginnen. Der Ausdruck der Bestellungen erfolgt in der gewohnten Optik, wie Sie es auch von Ihren normalen Einkaufsbelegen her kennen.

Umbuchung auf Lieferantenlager

Die Office Line stellt Ihnen eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie die Umbuchung auf das Lieferantenlager problemlos durchführen können. Die Maske für die Umbuchung finden Sie unter <Produktion> <Fremdfertigung> <Umbuchungen aufs Lieferantenlager>.

Hier können Sie nun anhand verschiedener Kriterien bestimmen, für welches Material eine Umbuchung erfolgen soll. 

In dem Feld des Fertigungsbetriebes stehen Ihnen nur die Fertigungsbetriebe zur Auswahl, für die gemäß den zuvor vorgenommenen Einschränkungen eine Umbuchungsposition vorhanden ist.

Durch das Feld „Auswahl“ definieren Sie, ob nur ungebuchte, gebuchte oder alle Positionen für die Umbuchung berücksichtig werden sollen.

Werden Ihnen in diesem Fenster die Positionen in roter Farbe angezeigt, bedeutet dies, dass diese Positionen bereits bebucht wurden.

Möchten Sie eine der angezeigten Positionen verändern, führen Sie einfach einen Doppelklick auf die betroffene Position aus. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit, die Menge oder das Lager zu verändern. Es werden Ihnen alle Lager mit Bestand angezeigt, die nicht als Fremdlager markiert sind.

Über einen Rechtsklick auf die Position steht Ihnen zudem der Menüpunkt „Position splitten“ zur Verfügung. 

Durch diese Funktion wird die Position in zwei Positionen geteilt. Diese Funktion benötigen Sie gerade dann, wenn die gesamte Ware nicht auf einmal geliefert werden kann. Da Sie nur die gesamte Position auf das Lieferantenlager buchen können, müssen Sie in diesem Fall von dem Splitten der Position Gebrauch machen um danach eine der beiden Positionen auf das Lieferantenlager zu buchen zu können.

Wenn Sie eine Position löschen möchten, sollten Sie an dieser Stelle beachten, dass nur unbebuchte Positionen gelöscht werden können.

Über die Schaltfläche [Optionen] können Sie den Lieferschein erstellen.

Sie können wählen, ob Sie ihn komplett für alle Positionen erstellen möchten oder nur für die zuvor markierten Positionen.

Umbuchungsbelege für Beistellmaterial

Sobald in einer Ressourcenliste ein Material eines Fremdfertigungsauftrages als Beistellmaterial gekennzeichnet ist, wird es in der Umbuchungsliste eingetragen. Beistellmaterial wird hinsichtlich der Disposition immer auf das lokale Lager disponiert und muss über einen Umbuchungsbeleg auf das Lieferantenlager umgebucht werden.

Diese Umbuchung kann in der Office Line über <Produktion> <Fremdfertigung> <Umbuchungsbeleg für Beistellmaterial> erfolgen. In dieser Maske können Sie Umbuchungsbelege erstellen und bearbeiten.

Details zu den Positionen finden Sie im Register »Positionen«. Hier können Sie die vorhanden Positionen über die Schaltfläche [Positionen] nach Bedarf editieren. Möchten Sie sich die Informationen zur Seriennummer oder Charge einer Position aufrufen, wählen Sie über die [Positionen]-Schaltfläche den Menüeintrag „Extras“ aus.

Über die Schaltfläche [Speichern] können Sie die Änderungen in dem geöffneten Umbuchungsbeleg übernehmen.

Rückmeldungen bei Wareneingang

Rückmeldungen bei Fremdfertigungsvorgängen erfolgen über den Wareneingang. Damit die Rückmeldung korrekt durchgeführt wird sollten Sie darauf achten, dass der Wareneingang aus der erzeugten Fremdfertigungsbestellung erzeugt werden muss. Wird der Wareneingang losgelöst davon erstellt, hat der Wareneingang keinen Einfluss auf die Fertigung.

Sobald Sie einen Wareneingang korrekt erstellt haben, öffnet sich Ihnen ein Zuordnungsformular, in dem Sie alle Informationen eingeben können, die für die Erstellung der Rückmeldung erforderlich ist. Sobald Sie alle Informationen eingetragen haben, können Sie den Wareneingang speichern.

Alle Rückmeldungen, die durch einen solchen Wareneingang erstellt wurden können nicht direkt gelöscht oder geändert werden. Dies kann ausschließlich über das Löschen oder einer Neuanlage der Wareneingangsposition erfolgen.

Beachten Sie an dieser Stelle auch, dass der Lagerbestand der Materialpositionen erst beim Öffnen des Fremdfertigungs-Wareneingangszuordnungsformulars geprüft wird.

Sie sollten eine Fremdfertigungsposition nicht aus einem Bestellbeleg ausschneiden und diesen in einen Anderen einfügen. Bei diesem Vorgang geht die Referenz zum Korrespondieren der Fremdfertigungs-Aufträge verloren.

Zudem können Fremdfertigungsaufträge nicht manuell beendet werden.

Meldet Ihr Lieferant einen höheren Materialverbrauch als Sie es in Ihrer Beistellung vorgesehen haben, so können Sie über „Optionen“ „Material­entnahme zuordnen“, den Mehrverbrauch buchen.

Meldebestände der Fremdfertigung

In der Office Line können Sie zudem auch Meldebestände in dem Bereich der Fremdfertigung hinterlegen. Öffnen Sie hierfür den Artikelstamm und rufen hier den gewünschten Artikel auf. Über die Schaltfläche [Optionen] können Sie dann den Menüpunkt „Fremdfertigung“ auswählen.

In dieser Maske können Sie nun für die verschiedenen Lager einen Meldebestand für den Artikel hinterlegen. Der Meldebestand der an dieser Stelle hinterlegt wird, wird somit auch in der Disposition berücksichtigt.