Liquiditätsplanung mit der Sage Office Line – einfach und übersichtlich (Teil 1)

Bleiben Sie mit einer effektiven Liquiditätsplanung flüssig und auf lange Zeit erfolgreich. Die Sage Office Line bietet Ihnen die Möglichkeit einer transparenten Darstellung Ihrer liquiden Mittel – auf einfache und übersichtliche Art und Weise.

Wie Sie das machen zeigen wir Ihnen anschaulich in unserem ratGEBER. Im ersten Teil unseres ratGEBERs erläutern wir Ihnen grundlegende Einstellungen. Bereits nach diesem ersten Teil liefert Ihnen die Liquiditätsplanung erste Praxiszahlen aus Ihrem Unternehmen. Wir stellen dazu gemeinsam die wichtigsten Optionen ein und widmen uns dann den Bereichen Offene Posten (Kunden / Lieferanten), die automatisch aus Ihrem Rechnungswesen ermittelt werden.

Start

Starten Sie zunächst die Liquiditätsplanung im Rechnungswesen über <<Regiezentrum>> <Auskünfte> <Liquiditätsplanung>. 

Sofort wird die Liquiditätsplanung initialisiert, d.h. die Office Line ermittelt bereits jetzt aktuelle Daten aus Ihrer Datenbank. Die bei Ihnen angezeigten Daten werden daher in der Praxis von den Werten in unseren Abbildungen abweichen.

Da es sich um Zahlungsdaten handelt, ist in den angezeigten Werten (Kunden: Aufträge, Lieferungen, OPs und Lieferanten: Bestellungen, Wareneingang, OPs) eine eventuelle Vor- oder Umsatzsteuer mit enthalten. Auch wenn dies sachlich natürlich völlig korrekt ist, kann dieser Umstand den Vergleich mit anderen Zahlen, die häufig netto (also ohne Vor- bzw. Umsatzsteuer) ausgewiesen werden erschweren (z. B. den Vergleich mit der Liste „Offene Vorgänge“ aus der Warenwirtschaft).

Stellen Sie alle Optionen Ihrer Liquiditätsplanung so ein, wie in folgendem Screenshot dargestellt (bei „Stichtag Bereiche“ wählen Sie bitte das aktuelle Datum). Die orangefarben umrandeten Einstellungen erläutern wir Ihnen danach im Detail. Diese müssen Sie auf Ihre Verhältnisse anpassen, was jedoch nur wenigen Minuten in Anspruch nimmt.

Die anderen gezeigten Werte stellen einen Vorschlag aus der Praxis dar, so dass Sie schnell mit Ihrer Liquiditätsplanung einen ersten Überblick bekommen.

Aktuelle liquide Mittel

Die aktuellen liquiden Mittel setzen sich aus den Bank- und Kassenbeständen zusammen. Für die Verwendung muss zunächst jedes (Bank-)Sachkonto im Rechnungswesen unter <<Regie­zentrum>> <Stammdaten> <Hausbanken> als Hausbank angelegt werden.

Bankkonten einrichten

Stellen Sie „Bankkonten automatisch berücksichtigen“ auf „Ja – individuell“. Über die Schaltfläche [...] können Sie nun pro Konto alle Einstellungen vornehmen.

Stellen Sie den Schalter „Mehrfachzuordnung Geldtransit/Scheckkreditor“ immer auf „unterdrücken“. In diesem Zusammenhang empfehlen wir Ihnen, pro Bankkonto ein eigenes Transitkonto und einen eigenen Scheckkreditor zu benutzen. Nur so können Sie im Umlauf befindliche Zahlungen eindeutig in der Liquiditätsplanung darstellen.

In unserem Beispiel werden die Hypobank und PayPal in der Liquiditätsplanung nicht berücksichtigt. Bei der Postbank werden der Kontostand („Saldo“) und Beträge berücksichtigt, über die Sie bereits verfügt haben, die jedoch noch nicht im Kontostand enthalten sind („Geldtransit“). Bei der Deutschen Bank werden darüber hinaus ausgestellte Schecks, die Ihrem Konto noch nicht belastet wurden, berücksichtigt; darüber hinaus ist die bei der Deutschen Bank eingetragene Kreditlinie enthalten.

Kassenkonten

Stellen Sie „Kassenkonten automatisch berücksichtigen“ auf „Ja – individuell“. Über die Schaltfläche [...] können Sie nun pro Kasse einstellen, ob diese in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden soll. In unserem Beispiel fließt nur die Kasse der Buchhaltung in die Liquiditätsplanung ein.

Offene Posten Kunden/Lieferanten

Alle Werte aus dem Bereich der Offenen Posten (OP) kommen direkt aus Ihrem Rechnungswesen. Berücksichtigt werden hierbei alle OPs, unabhängig davon, wie diese zustande gekommen sind: Es werden also OPs, die Sie durch eine manuelle Buchung im Rechnungswesen erzeugt haben ebenso berücksichtigt, wie welche aus einer Rechnungsübergabe aus der Warenwirtschaft oder einer der über eine wiederkehrende Buchung erzeugt wurde.

Die OPs werden pro Woche summiert; die Woche ergibt sich aus OP-Datum (entspricht i.d.R. dem Belegdatum) plus Zahlungsziel aus Zahlungskondition. Hierbei können sich durchaus auch negative Zahlen ergeben, wie unser Beispiel (-2.000 EUR) mit einer Gutschriftsbuchung zeigt.

Details zu den Offenen Posten, also auch deren Zusammensetzung in den einzelnen Wochen, können Sie sich in der Liste „Liquiditätsplanung – Offene Posten“ anschauen. Sie rufen diese Liste über die Schaltfläche [...] auf.

Sie erhalten danach Ihre Druckerauswahl und dann die folgende Liste, die auch die Gutschrift (-2.000 EUR) in der Kalenderwoche 50 ausweist.

Wie Ein- und Verkaufsbelege aus der Warenwirtschaft in die Liquiditätsplanung einfließen zeigen wir Ihnen im zweiten Teil des ratGEBERs Liquiditätsplanung.